วันจันทร์, กันยายน 15, 2551

Knowledge Society

...::: การจัดการความรู้ในยุคKnowledge Society :::...
โลกปัจจุบันนี้ความรู้เป็นสิ่งที่มีความสำคัญในการดำเนินกิจกรรมต่างๆ ไม่ว่างในเรื่องทั่วๆไป หรือด้านธุรกิจที่ใช้ความรู้สร้างความได้เปรียบเหนือคู่แข่ง
ความรู้จึงเปรียบเสมือนเป็นทรัพย์สินขององค์กร ใครเป็นผู้กุมความรู้มากกว่า ย่อมได้เปรียบกว่าผู้อื่น
ความรู้ แบ่งได้กว้างๆ 2 แบบ คือ
1. ความรู้ที่จับต้องได้ (Tangible Asset)
2. ความรู้ที่จับต้องไม่ได้ (Intangible Asset) แต่โดยทั่วๆไปเรามักนำความรู้ที่จับต้องไม่ได้มาใช้ เพราะเป็นความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคล ซึ่งอาศัยประสบการการทำงาน ความเชี่ยวชาญในการคิด ตัดสินใจกระทำการต่างๆ ให้ถูกต้อง
เราจึงต้องรู้ทันเหตุการณ์ และที่สำคัญเราต้องรู้ว่าข้อมูลข่าวสารที่ได้รับนั้นอันไหนเชื่อถือ อันนั้นเชื่อถือไม่ได้เป็นเท็จ เพราะในยุคข้อมูลข่าวสาร ทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นอย่างเสรี เช่น ข้อมูลในอินเทอร์เน็ต หากนำความรู้ผิดๆมาแลกเปลี่ยนกันก็จะเกิดการเผยแพร่สิ่งผิดต่อๆกันไป เราต้องเรียนรู้จาก Lesson learned นั่นคือเรียนรู้จากสิ่งที่เคยทำผิดพลาด เพื่อไม่เกิดการผิดพลาดอีก เป็นการเรียนรู้บนพื้นฐานความรู้เดิม ใครทำงานดีก็ให้เอาอย่างแต่นำมาปรับพัฒนาให้ดียิ่งๆขึ้นไปซึ่งเป็นการต่อยอด ส่งผลให้เป็นพื้นฐานทางความรู้ที่มั่นคง
"ประเทศที่พัฒนาแล้วคนในชาติจะต้องมีความรู้ สามารถพึ่งพาตนเองได้"
การจัดการความรู้ในประเทศไทยขณะนี้ยังไม่ประสบความสำเร็จเพราะคนมักทำงานตามสั่ง จึงไม่เกิดความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ ซึ่งเกิดจากวัฒนธรรมของไทยซึ่งไม่ได้รองรับการจัดการความรู้มาตั้งแต่ต้น
ปัจจุบัน การจัดการความรู้กลายเป็นสิ่งที่มีความสำคัญในทุกองค์กร แต่ละองค์กรจะต้องมีการสร้าง และแสวงหาความรู้ สามารถแปลงความรู้เป็นนวัตกรรม สินค้า และบริการ มีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อให้บุคลากรเข้าถึงความรู้ และที่สำคัญที่สุดคือทรัพยากรมนุษย์ ต้องเป็นบุคลากรคุณภาพ พัฒนาตนเองตลอดเวลา องค์กรจะต้องมีวิธีการดึงความสามารถที่อยู่ในตัวบุคคลออกมาใช้ให้เกิด ประโยชน์ให้ได้ มีการแลกเปลี่ยนความรู้กันในองค์กร เป็น Community of Practices
การจัดการความรู้จะต้องเป็นไปอย่างต่อเนื่อง โดยความรู้จะมีลักษณะที่หมุนเวียนเปลี่ยนสภาพไปได้ คือ ความรู้ที่มีในตัวคน ถูกถ่ายทอดออกมาและเผยแพร่ออกไป และก็จะมีบุคคลที่ได้รับถ่ายทอดความรู้ทั้งจากสื่อ และจากบุคคลที่มีความรู้อยู่แล้วกลับไปเป็นความรู้ในตัวเองต่อไปอีก เป็นวงจรอย่างนี้ไปเรื่อยๆ ไม่มีที่สิ้นสุด ความรู้จึงเป็นฐานสำคัญของทุกเรื่อง

เตรียมความพร้อมสำหรับการเป็นเลขาที่ดี

...::: เลขานุการ ผู้ช่วยมือขวาของนักบริหาร :::...

อาชีพที่เสมือนเป็นผู้ช่วยจัดการระบบการทำงานของเหล่านักบริหารให้มีประสิทธิภาพ คือ เลขานุการ ด้วยสภาวะการทำงานที่ต้องอาศัยความรอบคอบและความถูกต้องในการตัดสินใจ การมีเลขานุการที่มีความชำนาญและมีความรอบรู้ในสายงานจึงเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นมากสำหรับนักบริหารที่ต้องการผ่อนภาระที่มีอยู่จำนวนมากให้เป็นระเบียบเรียบร้อย
หน้าที่โดยทั่วไปของเลขานุการ คือ การรับเรื่องต่าง ๆ และตรวจสอบรายละเอียดก่อนที่จะเสนอนายจ้าง ร่างและทำหนังสือโต้ตอบ สรุปบันทึกการนัดหมาย รายงานการประชุม บอกเรื่องราวต่างๆ ด้วยการจดชวเลขและพิมพ์ดีด ดูแลเก็บเอกสารและช่วยเหลือรายจ้างในงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
"การเตรียมความพร้อมสำหรับการทำงานในตำแหน่งเลขานุการที่ดี"
1. ต้องรอบรู้เกี่ยวกับระบบงานในองค์กรเป็นอย่างดี
2. มีความละเอียดรอบคอบ ความคล่องตัว
3. มีบุคลิกลักษณะดี อดทน มีความรับผิดชอบ สามารถเก็บความลับได้เป็นอย่างดี
4. มีความสามารถในการฟังและจดจำรายละเอียดเรื่องราวต่าง ๆ ได้แม่นยำ
5. สามารถใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ MS Office ได้ดี
6. ในบางองค์กรที่มีการติดต่อธุรกิจกับต่างประเทศ หากมีทักษะและความสามารถในการ พูด ฟัง อ่าน เขียน ภาษาต่างประเทศจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
ในแง่หนึ่งหากจะกล่าวว่า เลขานุการ เป็น ตำแหน่งมือขวา ที่ต้องคอยช่วยเหลือและรอบรู้การบริหารงานทั้งหมดของผู้เป็นนายเจ้าคงไม่ผิดไปจากความจริงมากนัก เพราะเลขานุการจะต้องทำหน้าที่ดูแลความเรียบร้อยทุกอย่างของนายจ้าง ความรับผิดชอบให้หน้าที่และการทำงาน
โอกาสและความก้าวหน้า ในตำแหน่งเลขานุการ ความกระตือรือร้นในการปรับปรุงตัวเองอยู่เสมอ รวมไปถึงการติดตามข่าวสารการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในวงการธุรกิจ การรู้จักประยุกต์ข่าวสารที่ได้รับมามาใช้ประโยชน์ให้มากที่สุดจะเป็นการเปิดโอกาสให้กับตนเองในการเลื่อนฐานะไปสู่ตำแหน่งที่สูงกว่าได้ เช่น การเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหาร เลขานุการของผู้จัดการใหญ่ หรือเป็นหัวหน้าแผนกต่าง ๆ เป็นต้น
ขอขอบคุณข้อมูลจาก คุณ นงลักษณ์ เกตุบุตร