...::: เลขานุการ ผู้ช่วยมือขวาของนักบริหาร :::...
อาชีพที่เสมือนเป็นผู้ช่วยจัดการระบบการทำงานของเหล่านักบริหารให้มีประสิทธิภาพ คือ เลขานุการ ด้วยสภาวะการทำงานที่ต้องอาศัยความรอบคอบและความถูกต้องในการตัดสินใจ การมีเลขานุการที่มีความชำนาญและมีความรอบรู้ในสายงานจึงเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นมากสำหรับนักบริหารที่ต้องการผ่อนภาระที่มีอยู่จำนวนมากให้เป็นระเบียบเรียบร้อย
หน้าที่โดยทั่วไปของเลขานุการ คือ การรับเรื่องต่าง ๆ และตรวจสอบรายละเอียดก่อนที่จะเสนอนายจ้าง ร่างและทำหนังสือโต้ตอบ สรุปบันทึกการนัดหมาย รายงานการประชุม บอกเรื่องราวต่างๆ ด้วยการจดชวเลขและพิมพ์ดีด ดูแลเก็บเอกสารและช่วยเหลือรายจ้างในงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
"การเตรียมความพร้อมสำหรับการทำงานในตำแหน่งเลขานุการที่ดี"
1. ต้องรอบรู้เกี่ยวกับระบบงานในองค์กรเป็นอย่างดี
2. มีความละเอียดรอบคอบ ความคล่องตัว
3. มีบุคลิกลักษณะดี อดทน มีความรับผิดชอบ สามารถเก็บความลับได้เป็นอย่างดี
4. มีความสามารถในการฟังและจดจำรายละเอียดเรื่องราวต่าง ๆ ได้แม่นยำ
5. สามารถใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ MS Office ได้ดี
6. ในบางองค์กรที่มีการติดต่อธุรกิจกับต่างประเทศ หากมีทักษะและความสามารถในการ พูด ฟัง อ่าน เขียน ภาษาต่างประเทศจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
ในแง่หนึ่งหากจะกล่าวว่า เลขานุการ เป็น ตำแหน่งมือขวา ที่ต้องคอยช่วยเหลือและรอบรู้การบริหารงานทั้งหมดของผู้เป็นนายเจ้าคงไม่ผิดไปจากความจริงมากนัก เพราะเลขานุการจะต้องทำหน้าที่ดูแลความเรียบร้อยทุกอย่างของนายจ้าง ความรับผิดชอบให้หน้าที่และการทำงาน
โอกาสและความก้าวหน้า ในตำแหน่งเลขานุการ ความกระตือรือร้นในการปรับปรุงตัวเองอยู่เสมอ รวมไปถึงการติดตามข่าวสารการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในวงการธุรกิจ การรู้จักประยุกต์ข่าวสารที่ได้รับมามาใช้ประโยชน์ให้มากที่สุดจะเป็นการเปิดโอกาสให้กับตนเองในการเลื่อนฐานะไปสู่ตำแหน่งที่สูงกว่าได้ เช่น การเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหาร เลขานุการของผู้จัดการใหญ่ หรือเป็นหัวหน้าแผนกต่าง ๆ เป็นต้น
ขอขอบคุณข้อมูลจาก คุณ นงลักษณ์ เกตุบุตร
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น