สัปดาห์ที่ 17 "สำนักงานเขตบางพลัด"

สัปดาห์ที่ 17
1. จัดเอกสารแบบบันทึกข้อความแบบแฟ้มเสนอเซ็นต์ให้กับผู้อำนวยการเขต
2. ข้อหาข้อมูล โดยเข้าใช้ Web ของสำนักงานเพื่อนำข้อมูลมาอ้างอิง
3. ออกเลขหนังสือส่งออกภายนอก เข้าใช้ระบบงานสารบัน 50 เขต
4. จัดพิมพ์แผนปฏิบัติราชการ และปริ้นแนบกับชุดเอกสารวาระการประชุม

สัปดาห์ที่ 16 "สำนักงานเขตบางพลัด"

สัปดาห์ที่ 16
1. ออกเลขหนังสือส่งออกภายนอกเข้าใช้โปรแกรม ระบบงานสารบัน 50 เขต ของสำนักงาน
2. รับเลขหนังสือภายใน
3. เพิ่ม แก้ไขยอดเงินของลูกจ้างชั่วคราว เข้าใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ของสำนักงาน
4. ถายเอกสารต่างๆ ของส่วนราชการ
5. รับ - ส่ง Fax
6. ตรวจสอบเอกสารต่าง จัดแนบแฟ้มเพื่อเซ็นรับอนัมัติ

สัปดาห์ที่ 15 "สำนักงานเขตบางพลัด"

สัปดาห์ที่ 15
1. ส่งแฟ้มเอกสารให้หัวหน้าแต่ละฝ่ายเซ็นอนุมัติ
2. ถ่ายเอกสารต่างๆ เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง
3. จัดเรียงเอกสารตามหัวข้อเรื่อง ที่สำคัญสุดหรือด่วนสุด เข้าแฟ้ม ประทับวัน
4. ออกเลขหนังสือส่งออก ขอความอนุเคราะห์
5. ส่ง Fax หนังสือเวียน
6. จัดพิมพ์บันทึกข้อความ เอกสารส่วนราชการ

สัปดาห์ที่ 14 "สำนักงานเขตบางพลัด"

สัปดาห์ที่ 14
1. ส่งแฟ้มเสนอเซ็นอนุมัติให้กับผู้อำนวยการเขตและผู้ช่วยอำนวยการเขต
2. ออกเลขหนังสือส่งออกภายนอก เข้าใช้ระบบงาน 50 เขต ของสำนักงาน
3. รับหนังสือภายนอก เข้าใช้ระบบงาน 50 เขตของสำนักงาน
4. รับ - ส่ง Fax
5. จักรวบรวมเอกสารประกอบการประชุม

สัปดาห์ที่ 13 "สำนักงานเขตบางพลัด"

สัปดาห์ที่ 13
1. จัดพิมพ์ การสรุปผลการแข่งขันตามโครงการส่งเสริมฯ
2. ฮอกเลขหนังสือส่งออกภายนอก
3. ออกเลขหนังสือสงออกใน
4. ถ่ายเอกสารต่างๆ ส่วนราชการ
5. ลงโปรแกรมสแกนไวรัสใหม่ Avira AntiVir

สัปดาห์ที่ 12 "สำนักงานเขตบางพลัด"

สัปดาห์ที่ 12
1. เข้าระบบงานสารบัน 50 เขต ของสำนักงาน รับหนังสือภายใน
2. จัดพิมพ์งานเอกสารระเบียบวาระการประชุม
3. เพิ่ม แก้ไข ยอดบัญชีจัสรรงบประมาณ เข้าใชโปรแกรม MIS. ของสำนักงาน
4. ถ่ยเอกสาร ต่างๆ ส่วนราชการ และ ประทับตราหน่วยงาน,วันที่ แบบแฟ้ม เซ็นรับอนุมัติ
5. รับ Fax จากโรงเรียนในสังกัด

สัปดาห์ที่ 11 "สำนักงานเขตบางพลัด"

สัปดาห์ที่ 11
1. ถ่ายเอกสารต่างๆ ส่วนราชการ และประทับตราสำนักงาน,ประทับวันที่ นำเอกสารเข้าแฟ้มเพื่อเซ็นรับอนุมัติ
2. ติดตั้งโปติดตั้งโปรแกรมต่าง ๆลงในเครื่องคอมพิวเตอร์
3.ใช้เคื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า เพิ่มแก้ไขฏีกาการเบิกจ่าย
4. เข้าเว็บไซต์ของสำนัก เพื่อข้อหาข้อมูลรายชื่อ
5. ออกเลขหนังสือส่งออกภายนอกและภายใน

สัปดาห์ที่ 10

สัปดาห์ที่ 10
1. จัดเอกสารต่าง ส่วนราชการ,เข้าแฟ้ม
2. Scan งานเอกสารพร้อมทั้งจัดไฟล์งานพร้อมทั้งปริ้นเอกสารให้หัวหน้างาน
3. จัดเอกสารต่างๆเข้าแฟ้มตามหมวดหมู่ของแต่ละแผนก-รับเอกสารเข้า ประทับตราเจ้าหน้าที่ในฝ่าย,ประทับวันที่ นำส่งตามฝ่ายที่ได้รับมอบหมาย
4. ตรวจสอบ เพิ่ม แก้ไขยอดเงินบัญชีจัดสรรเงินงบประมาณ เข้าใช้โปรแกรม MIS. ของสำนักงาน
5. รับ- ส่ง Fax เอกสารไปยังโรงเรียนในสังกัดเขต

สัปดาห์ที่ 9

สัปดาห์ที่ 9
1. ส่งแฟ้มเสนอเซ็นให้กับผู้ช่วยอำนวยการเขต
2. ถ่ายเอกสารส่วนราชการต่าง
3. รับ-ส่งFax
4. ส่งเอกสารส่วนราชการ
5. ออกเลขหนังสือส่งออกภายใน
6. ออกเลขหนังสือส่งออกภายนอก รื่องทุนฝึกอบรมนานาชาติตามหลักสูตร

สัปดาห์ที่ 8

สัปดาห์ที่ 8
1.ส่งแฟ้มเสนอเซ็นให้กับผู้อำนวยการเขต และช่วยอำนวยการเขต
2. ส่งเอกสารส่วยราชการต่างๆ
3. ถ่ายเอกสารส่วนราชการต่างๆ
4. จัดเอกสาร
5. รับ-ส่งFax
6. รับโทรศัพท์ รับเรื่องแทนเจ้าหน้าที่ในฝ่าย
7. ออกกเลขหนังสือส่งออกภายนอก เรื่องส่งสำเนคำสั่งเลขานุการผู้ว่า กทม. และเรื่องแจ้งบุคคลดำรงตำแหน่ง แทนข้าราชการ เป็นขณะกรรมการควบคุมทรัพ์สิน
8. ออกเลขหนังสือส่งออกภายใน เรื่องขอเปลี่ยนชื่อกรมขนส่งทางน้ำเป็นกรมเจ้าท่า และออกเลข เรื่องขอความร่วมมือมือเผยแพร่พระราชดำรัช พระเจ้าอยูหัว และเรื่องขอส่งรายชื่อบุคคลเข้ารับการอบรม และเรื่องรายชื่อข้าราชการกรุงเทพฯ และเรื่องแจ้งรายชื่อสถายพยาบาล

สัปดาห์ 7

สัปดาห์ที่ 7
1. ส่งแฟ้มเสนอเซ็นให้กับผู้อำนวยการ และผู้ช่วยอำนวยการเขต
2. ส่งเอกสารส่วนราชการต่างๆ ฝ่ายปกครอง และฝ่ายการคลัง
3. ถ่ายเอกสารส่วนราชการต่างๆ
4. รับ-ส่งFax
5. จัดเอสารส่วนราชการ แนบแฟ้มเสนอเซ็น
6. ออกเลกหนังสือส่งออกภายนอก เรื่องการส่งข้อมูลการลงศึกษาต่อระดับปริญญาเอก ณ ต่างประเทศ
7. ออกเลขหนังสือส่งออกภายใน เรื่องขอส่งรายละเอียดงบปรประมาณ
8. จัดพิมพ์เอกสารส่วนราชการ สหกรณ์ออมทรัพย์ครู กทม. จำกัด ของแต่ละโรงเรียนในสังกัดเขตบางพลัด
9. จัดพิมพ์ระเบียบวาระการประชุม

สัปดาห์ที่ 6

สัปดาห์ที่ 6
1. ส่งเสนอเซ็นให้กับผู้อำนวยการเขต และผู้อำนวยการเขต
2. ถ่ายเอกสารต่างๆ
3. รับ-ส่งFax
4. ส่งเอกสารส่วนต่างๆ ที่ฝ่ายปกครอง และฝ่ายการคลัง
5. จัดเอกสารส่วนราชการแนบแฟ้มเซ็นรับ
6. จัดพิมพ์ บันทึกข้อความ แบบการสำรวจข้อมูลเด็กและเยาวชนที่ไม่มีหลัดฐานทะเบียนราช
7. จัดพิมพ์เอกสารส่วนรชการ แบบบันทึกข้อความ
8. จัดพิมพ์ แบบการเบิกจ่าย
9. คีย์ยอดจำนวนเงิน แบบการเบิกจ่าย งบปีประมณ
10. ออกเลขหนังสือส่งออกภายนอก และภายใน

สัปดาห์ที่ 5

สัปดาห์ที่ 5
1. ส่งแฟ้มเสนอเซ็นให้กับผู้ช่วยอำนวยการเขต
2. ส่งเอกสารส่วนราชการ ฝ่ายปกครอง และฝ่านการคลัง
3. ถ่ายเอกสารต่างๆ
4. จัดเอกสารส่วนราชการ แบบแฟ้มเซ็นรับ
5. ออกเลขหนังสือส่งออกภายนอก เรื่องการเปลี่ยนประเภทลงตราให้กับครูสอนภาษา(ชาวต่างประเทศ)และเรื่องต่ออายุวีซ่าให้กับครูสอนภาษา(ชาวต่างประเทศ)
6. จัดทำบอร์ดผู้บริหารโรงเรียนในสังกัดเขดบางพลัด ของฝ่ายการศึกษา
7. จัดพิมพ์ระเรียบวาระการประชุมรยชื่อผู้เข้าร่วมโครงการสัมมนาศึกษาดูนาข้าราชการครูผู้บริหารโรงเรียน บุคลากรและผู้เกียวข้องทางการศึกษา
8. จัดพิมพ์ตารางรายงานการสรุปผลการแข่งขันกีฬากรุงเทพมหานคร ครั้งที่ 23

สัปดาห์ที่ 4

สัปดาห์ที่ 4
1. ส่งแฟ้มเสนอเซ็นให้กับผู้อำนวยการเขต
2. ส่งเอกสารส่วนราชการ ต่างๆ ที่ฝ่ายปกครอง และฝ่ายการคลัง
3. ถ่ายเอกส่ารต่าง
4. รับโทรศัพท์รับการนัดหมายแทนเจ้าหน้าที่ในฝ่าย
5. รับ-ส่งFax
6. จัดพิมพ์บันบันทึกข้อความ เรื่องการกำหนดโครงการสัมมนาศึกษาดูงานข้าราชการครู และ
ผู้บริหารคบุคคลากร ทางการศึกษาที่เกี่ยวข้อง
7. จัดพิมพ์ตารางรายงานสรุปค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภค(ค่าน้ำประปา ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์)ประจำปีงบประมาณ ของโรงเรียนในสังกัดเขตบางพลัด
8.จัดพิมพ์บันทึกข้อความ เรื่องขอเปลี่ยนตัวคณะกรรมการเปิดซองสอบราคาครภัณฑ์ที่สำนักงาน
9. ออกเลขหนังสือส่งออกภายนอก

สัปดาห์ที่ 3

สัปดาห์ที่ 3

1. ส่งแฟ้มเสนอเซ็นให้กับผู้ช่วยอำนวยการเขต
2. ถ่ายเอกสารต่างๆ
3. รับ-ส่งFax เรื่องการแจ้งรายชื่อจำนวนนักเรียนในสังกัดเขตบางพลัด
4. รับโทรศัพท์ การแจ้งยอดจำนวนนักเรียน ช/ญ. ในสังกัดเขตบางพลัด และรับเรื่องการนัดหมายแทน
เจ้าหน้าที่ในฝ่ายการศึกษา
5. จัดเอกสารแนบแฟ้มเสนอเซ็น
6. สงเอกสารส่วนราชการ ที่ฝ่ายการคลัง
7. จัดพิมพ์ตารางรายชื่อข้าราชการและลูกจ้างฝ่ายการศึกษา
8. จัดพิมพ์เอกสารส่านราชการ แบบบันทึกข้อความ ตารางรายชื่อดรงเรียนในสังกัดเขตบางพลัด

สัปดาห์ที่ 2

สัปดาห์ที่ 2
1. จักพิมพ์เอกสารแบบบันทึกข้อความ เรื่องการจัดส่งข้อมูลงบประมาณ
2. จัดพิมพ์หัวข้อวงเงินงบประมาณ
3. คีย์ข้อมูล ยอดจำนวนนักเรียนโรงเรียนในสังกัดเขตบางพลัด
4. จัดเอกสารเพื่อนำเสนอในที่ประชุม
5. จัดเอกสารต่างๆ แนบแฟ้มเซ็นรับ
6.ถ่ายเอกสารต่างๆ
7. รับโทรศัพท์ รับการแจ้งยอดนักเรียนและรายชื่อนักเรียน
8. รับ-ส่งFax เอกสารรายชื่อนักเรียนของแต่ละโรงรียนในเขตบางพลัด
9. ตรวจสอบบัญชีจัดสรรค่าใช้จ่ายดครงการว่ายน้ำได้อย่างปรอดภัยโรงเรียนในสังกัด เขตบางพลัด

สรุป การฝึกประสบการณ์วิชาชีพบริหารธุรกิจ สัปดาห์ที่ 1 วันที่ 2 ถึง 6 พฤศจิกายน พ.ศ. 2552

สัปดาห์ที่ 1

ได้ทำความรู้จักกับพี่ๆฝ่ายต่างๆในสำนักงานเขตบางพลัดและหลังจากที่ได้ทำความรู้จักกับพี่ๆเจ้าหน้าที่ในแต่ละฝ่ายแล้วเจ้าหน้าที่ของฝ่ายปกครองได้จัดแบ่งฝ่ายให้กับนักศึกษาที่ได้เข้ารับการฝึกประสบการณ์วิชาชีพบริหารธุรกิจ3 สำนักงานเขตบางพลัด

1. รับมอบหมายหน้าที่นำแฟ้มนำเสนอเซ็นให้กับผู้ช่วยอำการเขต
2. จดบันทึกข้อมูลจากเจ้าหน้าที่ในฝ่ายการศึกษาเรื่องการแจ้งยอดนักเรียนโรงเรียนในเขตบางพลัด จากนั้นจัดทำตารางข้อมูล ยอดจำนวน(ช/ญ)ภายในเขตบางพลัดของแต่ละโรงเรียน
3. ตรวจเอกสารที่พิมพ์ผิดหรือตกหล่นจากเจ้าหน้าที่ในฝ่ายที่ได้รับมอบหมาย หลังจากที่ตรวจสอบเอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้วก็นำไปจัดพิมพ์มาใหม่พร้อมทั้งสั่งปริ้นเอกสาร
4. รับมอบหมายให้เอกสารแบบบันทึกข้อความ
5. คอยเสริฟน้ำให้กับผู้อำนวยการของแต่ละโรงเรียนที่มาติดต่อราชการในฝ่ายการศึกษา

Knowledge Society

...::: การจัดการความรู้ในยุคKnowledge Society :::...

โลกปัจจุบันนี้ความรู้เป็นสิ่งที่มีความสำคัญในการดำเนินกิจกรรมต่างๆ ไม่ว่างในเรื่องทั่วๆไป หรือด้านธุรกิจที่ใช้ความรู้สร้างความได้เปรียบเหนือคู่แข่ง

ความรู้จึงเปรียบเสมือนเป็นทรัพย์สินขององค์กร ใครเป็นผู้กุมความรู้มากกว่า ย่อมได้เปรียบกว่าผู้อื่น

ความรู้ แบ่งได้กว้างๆ 2 แบบ คือ

1. ความรู้ที่จับต้องได้ (Tangible Asset)

2. ความรู้ที่จับต้องไม่ได้ (Intangible Asset) แต่โดยทั่วๆไปเรามักนำความรู้ที่จับต้องไม่ได้มาใช้ เพราะเป็นความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคล ซึ่งอาศัยประสบการการทำงาน ความเชี่ยวชาญในการคิด ตัดสินใจกระทำการต่างๆ ให้ถูกต้อง

เราจึงต้องรู้ทันเหตุการณ์ และที่สำคัญเราต้องรู้ว่าข้อมูลข่าวสารที่ได้รับนั้นอันไหนเชื่อถือ อันนั้นเชื่อถือไม่ได้เป็นเท็จ เพราะในยุคข้อมูลข่าวสาร ทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นอย่างเสรี เช่น ข้อมูลในอินเทอร์เน็ต หากนำความรู้ผิดๆมาแลกเปลี่ยนกันก็จะเกิดการเผยแพร่สิ่งผิดต่อๆกันไป เราต้องเรียนรู้จาก Lesson learned นั่นคือเรียนรู้จากสิ่งที่เคยทำผิดพลาด เพื่อไม่เกิดการผิดพลาดอีก เป็นการเรียนรู้บนพื้นฐานความรู้เดิม ใครทำงานดีก็ให้เอาอย่างแต่นำมาปรับพัฒนาให้ดียิ่งๆขึ้นไปซึ่งเป็นการต่อยอด ส่งผลให้เป็นพื้นฐานทางความรู้ที่มั่นคง

"ประเทศที่พัฒนาแล้วคนในชาติจะต้องมีความรู้ สามารถพึ่งพาตนเองได้"

การจัดการความรู้ในประเทศไทยขณะนี้ยังไม่ประสบความสำเร็จเพราะคนมักทำงานตามสั่ง จึงไม่เกิดความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ ซึ่งเกิดจากวัฒนธรรมของไทยซึ่งไม่ได้รองรับการจัดการความรู้มาตั้งแต่ต้น

ปัจจุบัน การจัดการความรู้กลายเป็นสิ่งที่มีความสำคัญในทุกองค์กร แต่ละองค์กรจะต้องมีการสร้าง และแสวงหาความรู้ สามารถแปลงความรู้เป็นนวัตกรรม สินค้า และบริการ มีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อให้บุคลากรเข้าถึงความรู้ และที่สำคัญที่สุดคือทรัพยากรมนุษย์ ต้องเป็นบุคลากรคุณภาพ พัฒนาตนเองตลอดเวลา องค์กรจะต้องมีวิธีการดึงความสามารถที่อยู่ในตัวบุคคลออกมาใช้ให้เกิด ประโยชน์ให้ได้ มีการแลกเปลี่ยนความรู้กันในองค์กร เป็น Community of Practices

การจัดการความรู้จะต้องเป็นไปอย่างต่อเนื่อง โดยความรู้จะมีลักษณะที่หมุนเวียนเปลี่ยนสภาพไปได้ คือ ความรู้ที่มีในตัวคน ถูกถ่ายทอดออกมาและเผยแพร่ออกไป และก็จะมีบุคคลที่ได้รับถ่ายทอดความรู้ทั้งจากสื่อ และจากบุคคลที่มีความรู้อยู่แล้วกลับไปเป็นความรู้ในตัวเองต่อไปอีก เป็นวงจรอย่างนี้ไปเรื่อยๆ ไม่มีที่สิ้นสุด ความรู้จึงเป็นฐานสำคัญของทุกเรื่อง

ข้อมูลจาก http://www.bloggang.com/mainblog.php?id=jongdee4real&month=15-09-2008&group=1&gblog=1

เตรียมความพร้อมสำหรับการเป็นเลขาที่ดี

...::: เลขานุการ ผู้ช่วยมือขวาของนักบริหาร :::...

อาชีพที่เสมือนเป็นผู้ช่วยจัดการระบบการทำงานของเหล่านักบริหารให้มีประสิทธิภาพ คือ เลขานุการ ด้วยสภาวะการทำงานที่ต้องอาศัยความรอบคอบและความถูกต้องในการตัดสินใจ การมีเลขานุการที่มีความชำนาญและมีความรอบรู้ในสายงานจึงเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นมากสำหรับนักบริหารที่ต้องการผ่อนภาระที่มีอยู่จำนวนมากให้เป็นระเบียบเรียบร้อย

หน้าที่โดยทั่วไปของเลขานุการ คือ การรับเรื่องต่าง ๆ และตรวจสอบรายละเอียดก่อนที่จะเสนอนายจ้าง ร่างและทำหนังสือโต้ตอบ สรุปบันทึกการนัดหมาย รายงานการประชุม บอกเรื่องราวต่างๆ ด้วยการจดชวเลขและพิมพ์ดีด ดูแลเก็บเอกสารและช่วยเหลือรายจ้างในงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

"การเตรียมความพร้อมสำหรับการทำงานในตำแหน่งเลขานุการที่ดี"

1. ต้องรอบรู้เกี่ยวกับระบบงานในองค์กรเป็นอย่างดี

2. มีความละเอียดรอบคอบ ความคล่องตัว

3. มีบุคลิกลักษณะดี อดทน มีความรับผิดชอบ สามารถเก็บความลับได้เป็นอย่างดี

4. มีความสามารถในการฟังและจดจำรายละเอียดเรื่องราวต่าง ๆ ได้แม่นยำ

5. สามารถใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ MS Office ได้ดี

6. ในบางองค์กรที่มีการติดต่อธุรกิจกับต่างประเทศ หากมีทักษะและความสามารถในการ พูด ฟัง อ่าน เขียน ภาษาต่างประเทศจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ

ในแง่หนึ่งหากจะกล่าวว่า เลขานุการ เป็น ตำแหน่งมือขวา ที่ต้องคอยช่วยเหลือและรอบรู้การบริหารงานทั้งหมดของผู้เป็นนายเจ้าคงไม่ผิดไปจากความจริงมากนัก เพราะเลขานุการจะต้องทำหน้าที่ดูแลความเรียบร้อยทุกอย่างของนายจ้าง ความรับผิดชอบให้หน้าที่และการทำงาน

โอกาสและความก้าวหน้า ในตำแหน่งเลขานุการ ความกระตือรือร้นในการปรับปรุงตัวเองอยู่เสมอ รวมไปถึงการติดตามข่าวสารการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในวงการธุรกิจ การรู้จักประยุกต์ข่าวสารที่ได้รับมามาใช้ประโยชน์ให้มากที่สุดจะเป็นการเปิดโอกาสให้กับตนเองในการเลื่อนฐานะไปสู่ตำแหน่งที่สูงกว่าได้ เช่น การเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหาร เลขานุการของผู้จัดการใหญ่ หรือเป็นหัวหน้าแผนกต่าง ๆ เป็นต้น

ขอขอบคุณข้อมูลจาก คุณ นงลักษณ์ เกตุบุตร